Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết. Hướng dẫn công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày, phương pháp khác & quy trình chi tiết 2025. Tối ưu nguồn lực, tăng hiệu suất.
1. Giới Thiệu: Định Biên Nhân Sự Là Gì Và Vì Sao Quan Trọng?
Định biên nhân sự giúp xác định chính xác số lượng nhân lực cần thiết cho doanh nghiệp.
Để một doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh, việc có đủ nguồn nhân lực phù hợp về cả số lượng và chất lượng là yếu tố tiên quyết. Tuy nhiên, xác định con số “đủ” này không phải là điều đơn giản. Đây chính là lúc định biên nhân sự phát huy vai trò quan trọng. Định biên nhân sự (Manpower Planning hoặc Allocation) là quá trình chiến lược nhằm xác định và đảm bảo doanh nghiệp luôn có đội ngũ nhân viên cần thiết với kỹ năng phù hợp tại đúng thời điểm và vị trí. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày cùng các phương pháp tính số nhân sự cần thiết hàng ngày và quy trình chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực này. Việc định biên nhân sự chính xác mang lại nhiều lợi ích như tối ưu hóa chi phí lao động, nâng cao hiệu suất làm việc và hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định chiến lược dài hạn. ịnh biên nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng rõ ràng hơn, từ đó tạo ra các tin tuyển dụng chính xác, thu hút đúng ứng viên tiềm năng và giúp người tìm việc hiểu rõ hơn về cấu trúc và yêu cầu của nhà tuyển dụng.
2. Vai Trò Và Tầm Quan Trọng Của Định Biên Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp Hiện Đại
Định biên nhân sự hiệu quả góp phần nâng cao năng suất và tinh thần làm việc của đội ngũ.
Định biên nhân sự không chỉ là một công việc đơn thuần của bộ phận Nhân sự mà là một chức năng chiến lược, ảnh hưởng sâu sắc đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Việc xác định đúng số lượng và chất lượng nhân viên mang lại nhiều lợi ích cốt lõi trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay.
2.1. Đảm Bảo Đủ Nhân Lực Cho Hoạt Động Hàng Ngày
Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động dự báo và đáp ứng nhu cầu nhân lực tại mọi thời điểm. Nhờ đó, tránh được tình trạng thiếu hụt nhân sự đột ngột, gây ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình vận hành, chất lượng sản phẩm, hoặc dịch vụ khách hàng. Khi các vị trí quan trọng được đảm bảo có đủ người phù hợp, mọi công việc được xử lý thông suốt, giữ vững sự ổn định và liên tục trong hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày là nền tảng quan trọng để đạt được sự đảm bảo này.
2.2. Tối Ưu Hóa Chi Phí Lao Động
Một trong những lợi ích tài chính rõ rệt nhất của định biên nhân sự là khả năng kiểm soát và tối ưu hóa ngân sách chi cho lao động. Định biên nhân sự chuẩn xác giúp doanh nghiệp tránh tuyển dụng thừa nhân viên, loại bỏ những chi phí không cần thiết liên quan đến lương, phúc lợi cho nguồn lực dư thừa. Đồng thời, nó cũng giúp hạn chế các chi phí phát sinh do thiếu hụt nhân sự như chi phí làm thêm giờ quá mức, chi phí tuyển dụng gấp rút, hoặc chi phí cơ hội do bỏ lỡ các đơn hàng/dự án.
2.3. Nâng Cao Hiệu Suất Và Năng Suất Làm Việc
Khi số lượng và phân bổ nhân sự được tối ưu hóa, công việc sẽ được phân bổ một cách hợp lý, đảm bảo mỗi nhân viên đều có đủ khối lượng công việc phù hợp với năng lực của họ. Điều này giúp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu việc, giảm thiểu sự chồng chéo trong nhiệm vụ, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc của từng cá nhân và nâng cao năng suất tổng thể của toàn bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp.
2.4. Hỗ Trợ Hoạch Định Chiến Lược Và Phát Triển Bền Vững
Định biên nhân sự cung cấp những dữ liệu và phân tích chuyên sâu về nguồn lực hiện tại và tương lai, trở thành nền tảng vững chắc cho việc đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng. Dữ liệu này giúp lãnh đạo doanh nghiệp xác định khả năng đáp ứng nhân sự cho các kế hoạch mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới, tái cấu trúc tổ chức, hay đầu tư vào các dự án dài hạn. Nhờ đó, định biên góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững và có kế hoạch của doanh nghiệp.
2.5. Cải Thiện Công Tác Tuyển Dụng, Đào Tạo Và Phát Triển Nhân Viên
Việc xác định nhu cầu nhân sự thông qua định biên nhân sự giúp bộ phận Nhân sự có cơ sở rõ ràng để lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết về số lượng, tiêu chuẩn ứng viên (kỹ năng, kinh nghiệm), và thời điểm cần thiết. Nó cũng chỉ ra những khoảng trống về kỹ năng trong đội ngũ hiện tại để xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp. ột kế hoạch định biên nhân sự rõ ràng cho phép nhà tuyển dụng tạo các tin đăng tuyển chính xác, cụ thể, thu hút đúng đối tượng ứng viên, tối ưu hiệu quả tìm kiếm ứng viên tiềm năng trên nền tảng.
3. Điều Kiện Cần Thiết Để Triển Khai Định Biên Nhân Sự Hiệu Quả
Để quá trình định biên nhân sự mang lại kết quả chính xác và hữu ích, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết ở cả cấp độ toàn công ty và cấp độ bộ phận/vị trí cụ thể.
3.1. Với Cấp Độ Công Ty
Ở cấp độ vĩ mô, sự thành công của định biên nhân sự phụ thuộc vào việc có một bức tranh tổng thể rõ ràng. Điều kiện bao gồm việc có định hướng chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự rõ ràng. Doanh nghiệp nên xác định mục tiêu kinh doanh trong ngắn và dài hạn (ví dụ: tăng trưởng doanh thu bao nhiêu %, mở rộng thị trường nào, ra mắt sản phẩm gì mới), cùng với chiến lược nhân sự hỗ trợ cho mục tiêu đó (ví dụ: xây dựng đội ngũ chuyên gia, mở rộng quy mô nhanh chóng). Bên cạnh đó, cần có kế hoạch kinh doanh chi tiết và có tính khả thi, bao gồm các mục tiêu cụ thể, ngân sách dự kiến, và các kịch bản ứng phó với rủi ro, đây là cơ sở dữ liệu đầu vào quan trọng cho việc dự báo nhu cầu nhân lực. Hơn nữa, một hệ thống cấu trúc tổ chức và chức năng các phòng ban rõ ràng cũng rất cần thiết; việc hiểu rõ sơ đồ tổ chức, chức năng của từng phòng ban và mối quan hệ giữa chúng giúp xác định các vị trí cần thiết và tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót.
3.2. Với Cấp Độ Bộ Phận/Vị Trí
Ở cấp độ vi mô, việc phân tích sâu vào từng bộ phận và vị trí là cần thiết. Điều kiện bao gồm việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí. Bản mô tả công việc chi tiết (JD – Job Description) là nền tảng để hiểu công việc cụ thể mà một người cần thực hiện. Đồng thời, cần có tiêu chuẩn và kỳ vọng về kết quả công việc cụ thể (KPIs); việc đo lường được hiệu suất làm việc giúp xác định năng suất trung bình và tính toán số lượng người cần thiết để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, hiểu rõ tần suất và thời lượng cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ chính cũng quan trọng đối với nhiều vị trí, đặc biệt là khối hỗ trợ/gián tiếp, việc ước tính thời gian dành cho các công việc định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) là rất quan trọng để tính toán khối lượng công việc. Cuối cùng, mức độ ứng dụng công nghệ/tự động hóa vào công việc cần được xem xét, sự phát triển của công nghệ và tự động hóa có thể làm thay đổi đáng kể nhu cầu về nhân lực thủ công tại một số vị trí, do đó việc đánh giá mức độ tự động hóa hiện tại và tương lai cần được tính đến.
4. Các Nguyên Tắc Cốt Lõi Khi Tính Toán Định Biên Nhân Sự
Việc tính toán định biên nhân sự không chỉ đơn thuần là áp dụng một công thức duy nhất mà cần dựa trên sự kết hợp và vận dụng linh hoạt của các nguyên tắc khác nhau, tùy thuộc vào đặc thù của từng vị trí và bộ phận trong doanh nghiệp. Dưới đây là ba nguyên tắc cốt lõi thường được sử dụng:
| Nguyên tắc | Đặc điểm |
| **Tỷ lệ Tương Quan** | Dựa trên mối quan hệ tỷ lệ giữa nhân sự và một yếu tố kinh doanh/cấu trúc. |
| **Định Mức Lao Động** | Dựa trên năng suất tiêu chuẩn (định mức) cho công việc cụ thể. |
| **Tần Suất & Thời Lượng** | Dựa trên ước tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. |
4.1. Nguyên Tắc Tỷ Lệ Tương Quan
Nguyên tắc này dựa trên việc thiết lập mối quan hệ tỷ lệ giữa số lượng nhân sự với một yếu tố kinh doanh hoặc cấu trúc tổ chức khác. Việc áp dụng nguyên tắc tỷ lệ thường dựa trên dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp hoặc thông lệ ngành. Một số tỷ lệ phổ biến bao gồm:
* Tỷ lệ Doanh thu/Nhân sự: Tính toán cứ đạt một lượng doanh thu nhất định thì cần bao nhiêu nhân viên. Ví dụ: Doanh nghiệp đặt mục tiêu doanh thu 100 tỷ/năm và dữ liệu lịch sử cho thấy trung bình một nhân viên tạo ra 2 tỷ doanh thu/năm. Số nhân viên cần thiết (ước tính) là 100 tỷ / 2 tỷ = 50 người.
* Tỷ lệ Nhân sự Trực tiếp/Gián tiếp: Xác định tỷ lệ lý tưởng giữa nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất/kinh doanh và nhân viên hỗ trợ (hành chính, kế toán, nhân sự). Ví dụ: tỷ lệ 65% (trực tiếp) / 35% (gián tiếp).
* Tỷ lệ Quản lý/Nhân viên: Xác định số lượng nhân viên mà một cấp quản lý có thể giám sát hiệu quả (span of control). Ví dụ: tỷ lệ 1 quản lý / 8 nhân viên.
* Tỷ lệ Chi phí Lương/Doanh thu: Kiểm soát tổng chi phí lương ở mức tỷ lệ phần trăm nhất định trên tổng doanh thu.
4.2. Nguyên Tắc Định Mức Lao Động
Nguyên tắc này dựa trên việc xác định năng suất tiêu chuẩn (định mức) cho từng loại công việc hoặc vị trí cụ thể. Định mức có thể được xây dựng dựa trên đo lường thực tế, nghiên cứu hoặc thông lệ ngành.
* Theo khối lượng công việc: Ví dụ trong sản xuất, định mức có thể là “một công nhân may cần hoàn thành X sản phẩm/ca làm việc”. Số nhân viên cần thiết sẽ dựa trên tổng khối lượng sản phẩm cần sản xuất.
* Theo chỉ tiêu hiệu suất: Ví dụ trong bộ phận chăm sóc khách hàng, định mức có thể là “một nhân viên hỗ trợ cần xử lý trung bình Y yêu cầu khách hàng/ngày”. Số nhân viên dựa trên tổng số lượng yêu cầu dự kiến.
* Theo thông lệ ngành/vị trí: Một số vị trí có định mức phổ biến trong ngành. Ví dụ: một kế toán viên có thể xử lý khoảng Z chứng từ/tháng.
* Theo đối tượng phục vụ: Ví dụ trong bộ phận IT Support nội bộ, định mức có thể là “một nhân viên hỗ trợ IT chịu trách nhiệm cho Z người dùng nội bộ”.
4.3. Nguyên Tắc Tần Suất Và Thời Lượng Công Việc
Nguyên tắc này đặc biệt hữu ích cho các vị trí khối gián tiếp hoặc hỗ trợ, nơi công việc không phải lúc nào cũng có khối lượng rõ ràng mà bao gồm nhiều nhiệm vụ định kỳ hoặc phát sinh. Phương pháp này tập trung vào việc ước tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao cho một vị trí trong một khoảng thời gian nhất định.
* Cách áp dụng: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ của vị trí đó, ước tính tần suất thực hiện (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm), và thời gian trung bình để hoàn thành mỗi nhiệm vụ một lần. Sau đó, quy đổi tất cả về một đơn vị thời gian chung (ví dụ: giờ/năm) để tính tổng thời lượng công việc.
* Ví dụ: Một kế toán chi phí có thể cần X giờ/ngày cho việc nhập liệu chứng từ hàng ngày, Y giờ/tuần cho việc lập báo cáo tuần, Z giờ/tháng cho việc đối chiếu số liệu, và W giờ/quý cho các công việc quyết toán quý. Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả công việc trong năm sẽ được tính toán để xác định liệu một nhân viên có đủ sức đảm nhận hay cần thêm người.
5. Công Thức Tính Số Nhân Lực Cần Thiết Và Các Phương Pháp Khác
Áp dụng công thức và phương pháp giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân sự chính xác.
Sau khi hiểu các nguyên tắc cốt lõi, tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày có tính đến các yếu tố bù trừ, cùng với các phương pháp phổ biến khác thường được sử dụng trong thực tế để xác định số lượng nhân sự cần thiết, là bước trung tâm trong công tác định biên nhân sự.
5.1. Công Thức Tính Số Nhân Lực Cần Thiết Hàng Ngày (Có Tính Hệ Số Bù Trừ)
Công thức này được thiết kế để tính toán tổng số nhân viên cần có để đảm bảo công việc luôn được thực hiện đầy đủ trong suốt cả năm, có tính đến các ngày nhân viên vắng mặt vì lý do chính đáng (phép, ốm, lễ, đào tạo…).
Dưới đây là công thức và cách áp dụng:
* N: Số nhân viên cần thiết để đáp ứng khối lượng công việc trong 1 ca làm việc. Đây là số lượng nhân viên tối thiểu cần có mặt tại nơi làm việc trong một ca hoạt động cụ thể để hoàn thành khối lượng công việc dự kiến của ca đó. Con số này thường được xác định dựa trên nguyên tắc định mức lao động hoặc phân tích khối lượng công việc tại thời điểm cao điểm hoặc trung bình.
* C: Số ca làm việc mỗi ngày. Đây là số ca hoạt động liên tục trong một ngày của bộ phận/doanh nghiệp (ví dụ: 1 ca đối với văn phòng truyền thống, 2-3 ca đối với sản xuất, dịch vụ hoạt động liên tục).
* Hệ số bù trừ: Đây là một hệ số quan trọng được tính toán dựa trên số ngày vắng mặt trung bình của một nhân viên trong năm (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ, đi đào tạo, nghỉ thai sản…). Hệ số này giúp đảm bảo luôn có đủ người làm việc ngay cả khi một tỷ lệ nhân viên nhất định vắng mặt.
* Cách tính sơ bộ Hệ số bù trừ: (Tổng số ngày làm việc trong năm + Tổng số ngày vắng mặt trung bình của 1 nhân viên trong năm) / Tổng số ngày làm việc trong năm.
* Ví dụ: Nếu một năm có 260 ngày làm việc (không tính cuối tuần) và một nhân viên trung bình nghỉ 30 ngày/năm (phép, ốm, lễ…), Hệ số bù trừ = (260 + 30) / 260 ≈ 1.12. Theo các khảo sát và thông lệ ngành nghề năm 2025, hệ số này phổ biến nằm trong khoảng từ 1.2 đến 1.5 hoặc cao hơn, tùy thuộc vào đặc thù vắng mặt và chính sách của từng công ty.
* Ý nghĩa: Hệ số bù trừ cho biết cần tuyển thêm bao nhiêu % nhân viên so với nhu cầu làm việc thực tế hàng ngày để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn do vắng mặt.
CÔNG THỨC:
SỐ NHÂN SỰ CẦN THIẾT = N x C x Hệ số bù trừ
VÍ DỤ TÍNH TOÁN CỤ THỂ:
Một nhà máy sản xuất cần 15 công nhân có mặt trong mỗi ca để vận hành dây chuyền (N=15). Nhà máy hoạt động 2 ca/ngày (C=2). Dựa trên số liệu thống kê vắng mặt và chính sách nghỉ của công ty, bộ phận nhân sự tính toán Hệ số bù trừ là 1.35.
Áp dụng công thức:
SỐ NHÂN SỰ CẦN THIẾT = 15 (N) x 2 (C) x 1.35 (Hệ số bù trừ)
SỐ NHÂN SỰ CẦN THIẾT = 30 x 1.35 = 40.5
Kết quả cho thấy công ty cần khoảng 41 công nhân cho vị trí này để đảm bảo luôn có đủ 15 công nhân làm việc trong mỗi ca, có tính đến yếu tố vắng mặt. Công thức này giúp ước tính nhu cầu tuyển dụng tổng thể cho cả năm hoặc giai đoạn dựa trên nhu cầu hoạt động liên tục hàng ngày hoặc theo ca. Việc áp dụng chính xác công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân sự hiệu quả.
5.2. Các Phương Pháp Tính Toán Định Biên Nhân Sự Phổ Biến Khác
Ngoài công thức trên, có nhiều phương pháp khác được sử dụng để tính toán định biên nhân sự, mỗi phương pháp phù hợp với những loại vị trí hoặc mục đích khác nhau. Dưới đây là bảng tóm tắt c
| Phương pháp | Đặc điểm | Ưu điểm | Phù hợp với |
| Phân Tích Khối Lượng Công Việc | Dựa trên tổng khối lượng công việc và năng suất làm việc. | Chi tiết, bám sát thực tế công việc. | Vị trí có khối lượng công việc đo lường được. |
| Dựa Trên Tiêu Chuẩn Định Mức Lao Động | Áp dụng định mức năng suất đã có cho từng loại công việc/vị trí. | Nhanh chóng (nếu có định mức chuẩn). | Vị trí có quy trình lặp lại, định mức rõ ràng. |
| So Sánh (Benchmarking) | So sánh tỷ lệ nhân sự với các doanh nghiệp tương đồng trong ngành. | Cung cấp góc nhìn từ bên ngoài, thông lệ. | Tham khảo, đánh giá vị thế so với đối thủ. |
| Theo **Tỷ lệ Doanh thu/Sản lượng** | Dựa trên mối liên hệ trực tiếp với mục tiêu doanh thu hoặc sản lượng. | Đơn giản, gắn với mục tiêu kinh doanh. | Vị trí có liên quan trực tiếp đến doanh thu/sản lượng. |
| Phân Tích Năng Lực Nhân Sự Hiện Tại | Đánh giá định tính về kỹ năng, kinh nghiệm, hiệu suất của đội ngũ hiện có. | Toàn diện, xét yếu tố chất lượng. | Kết hợp với định lượng để có cái nhìn đầy đủ. |
ác phương pháp phổ biến:
5.2.1. Phương Pháp Phân Tích Khối Lượng Công Việc (Workload Analysis)
Phương pháp này dựa trên việc xác định tổng khối lượng công việc dự kiến cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định và năng suất làm việc trung bình của một nhân viên.
* Cách tính: Tổng khối lượng công việc (ví dụ: số đơn hàng cần xử lý, số cuộc gọi cần trả lời) được chia cho tổng năng suất làm việc của một nhân viên trong cùng khoảng thời gian đó (tính bằng cách nhân năng suất trung bình mỗi đơn vị thời gian với tổng thời gian làm việc khả dụng).
* Công thức cơ bản: Số nhân sự = Tổng khối lượng công việc / (Năng suất trung bình x Thời gian làm việc khả dụng của 1 nhân viên).
* Ví dụ: Bộ phận chăm sóc khách hàng dự kiến nhận 1000 yêu cầu hỗ trợ/tuần. Một nhân viên trung bình xử lý được 50 yêu cầu/ngày và làm việc 5 ngày/tuần. Tổng năng suất của 1 nhân viên/tuần là 50×5 = 250 yêu cầu. Số nhân sự cần thiết = 1000 / 250 = 4 nhân viên.
5.2.2. Phương Pháp Dựa Trên Tiêu Chuẩn Định Mức Lao Động (Standard Labor Norms)
Phương pháp này áp dụng các định mức năng suất đã được thiết lập sẵn cho từng loại công việc hoặc vị trí. Các định mức này có thể dựa trên các nghiên cứu công nghiệp, dữ liệu lịch sử của công ty hoặc các tiêu chuẩn kỹ thuật.
* Cách tính: Xác định tổng khối lượng công việc và áp dụng định mức năng suất đã có để tính ra số lượng nhân viên cần thiết.
* Ví dụ: Định mức quy định một nhân viên nhập liệu cần xử lý 200 dòng dữ liệu/giờ. Nếu có tổng cộng 1600 dòng dữ liệu cần nhập trong 1 ngày (8 giờ làm việc), thì số nhân sự cần thiết = 1600 / (200 x 8) = 1 người.
5.2.3. Phương Pháp So Sánh (Benchmarking)
Phương pháp này sử dụng dữ liệu từ các doanh nghiệp khác có quy mô, ngành nghề, hoặc cấu trúc tương tự để so sánh tỷ lệ nhân sự. Doanh nghiệp sẽ tìm hiểu tỷ lệ nhân sự trên doanh thu, tỷ lệ nhân sự/khách hàng, hoặc tỷ lệ nhân viên trong các bộ phận chức năng của các đối thủ hoặc công ty hàng đầu trong ngành.
* Cách áp dụng: Thu thập dữ liệu benchmarking từ các nguồn đáng tin cậy (báo cáo ngành, khảo sát lương, tư vấn). So sánh tỷ lệ của doanh nghiệp mình với các doanh nghiệp khác và điều chỉnh mục tiêu định biên nhân sự cho phù hợp.
* Lưu ý: Phương pháp này chỉ mang tính tham khảo và cần được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù văn hóa, quy trình làm việc và chiến lược riêng của doanh nghiệp.
5.2.4. Phương Pháp Theo Tỷ Lệ Doanh Thu Hoặc Sản Lượng
Tương tự nguyên tắc Tỷ lệ Tương quan, phương pháp này tính toán số lượng nhân sự dựa trên mối liên hệ trực tiếp với mục tiêu doanh thu hoặc sản lượng dự kiến.
* Công thức: Số nhân sự = Dự báo Doanh thu/Sản lượng / Tỷ lệ Doanh thu/Sản lượng trung bình trên một nhân viên chuẩn.
* Ví dụ: Doanh nghiệp dự kiến bán 10.000 sản phẩm trong quý tới. Dữ liệu lịch sử cho thấy một nhân viên bán hàng trung bình bán được 100 sản phẩm/quý. Số nhân sự cần thiết = 10.000 / 100 = 100 nhân viên bán hàng.
5.2.5. Phương Pháp Phân Tích Năng Lực Nhân Sự Hiện Tại
Phương pháp này không chỉ dựa trên con số mà còn đánh giá định tính về đội ngũ hiện có. Doanh nghiệp đánh giá kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm, hiệu suất và tiềm năng phát triển của từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên.
* Cách áp dụng: Thực hiện đánh giá năng lực, xác định những khoảng trống về kỹ năng hoặc năng lực so với yêu cầu công việc và mục tiêu tương lai. Dựa trên phân tích này, xác định số lượng và loại hình nhân sự cần bổ sung (tuyển mới, đào tạo nâng cao, luân chuyển nội bộ). Phương pháp này thường được kết hợp với các phương pháp định lượng khác để có cái nhìn toàn diện.
6. Quy Trình 5 Bước Xây Dựng Và Quản Lý Định Biên Nhân Sự Hiệu Quả
Xây dựng và quản lý định biên nhân sự là một quá trình liên tục, bao gồm nhiều bước logic, yêu cầu sự phối hợp giữa bộ phận Nhân sự và các bộ phận chuyên môn khác. Sau đây là quy trình 5 bước chi tiết để triển khai hiệu quả.
Bước 6.1. Dự Báo Nhu Cầu Nguồn Nhân Lực Tương Lai
Bước đầu tiên là nhìn về phía trước để xác định doanh nghiệp sẽ cần gì trong tương lai. Điều này đòi hỏi sự tham khảo chặt chẽ từ các kế hoạch kinh doanh. Mục đích là xác định số lượng, chất lượng, và cơ cấu nhân sự cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra, dựa trên mục tiêu và kế hoạch kinh doanh (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn), chiến lược phát triển sản phẩm/dịch vụ, mở rộng thị trường, dự báo tăng trưởng doanh thu, sản lượng hoặc quy mô hoạt động, cũng như các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến nhu cầu (ví dụ: biến động thị trường lao động, thay đổi công nghệ).
Bước 6.2. Phân Tích Thực Trạng Nguồn Nhân Lực Hiện Tại
Sau khi có bức tranh về tương lai, doanh nghiệp cần đánh giá hiện tại đang có gì. Bước này tập trung vào việc phân tích sâu đội ngũ nhân sự hiện có, bao gồm số lượng nhân viên theo từng bộ phận, vị trí, trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận. Cần xem xét tỷ lệ nghỉ việc, chuyển đổi vị trí nội bộ, đánh giá cấu trúc tổ chức hiện tại và phân tích hiệu quả của các chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân viên). Mục tiêu là xác định điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ hiện tại và những khoảng trống cần được lấp đầy.
Bước 6.3. So Sánh Nhu Cầu Và Thực Trạng, Quyết Định Điều Chỉnh Nhân Sự
Đây là bước đối chiếu kết quả từ Bước 6.1 (nhu cầu) và Bước 6.2 (thực trạng). Dựa trên sự so sánh này, doanh nghiệp sẽ xác định được những vị trí/bộ phận đang bị thiếu hụt nhân sự, những vị trí/bộ phận đang có dấu hiệu thừa nhân sự, và những khoảng trống về kỹ năng hoặc năng lực. Từ đó, đưa ra quyết định cuối cùng về việc cần tăng thêm, giữ nguyên, hay cắt giảm số lượng nhân sự tại từng vị trí/bộ phận để phù hợp với mục tiêu.
Bước 6.4. Lập Kế Hoạch Thực Thi Định Biên Nhân Sự
Dựa trên các quyết định điều chỉnh ở Bước 6.3, bộ phận Nhân sự sẽ xây dựng các kế hoạch hành động cụ thể để triển khai định biên nhân sự. Kế hoạch này có thể bao gồm kế hoạch tuyển dụng (xác định số lượng vị trí cần tuyển mới, tiêu chuẩn cụ thể, kênh tuyển dụng hiệu quả như sử dụng các trang web tìm việc chuyên nghiệp như Tìm việc làm Biên Hòa để tiếp cận ứng viên tiềm năng, và timeline thực hiện), đây là căn cứ để tạo các tin tuyển dụng chính xác và thu hút ứng viên phù hợp hơn. Ngoài ra, cần có kế hoạch đào tạo và phát triển (xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ hoặc cử nhân viên đi học bên ngoài để nâng cao kỹ năng, lấp đầy khoảng trống năng lực), kế hoạch thuyên chuyển/luân chuyển nội bộ (điều chuyển nhân viên từ nơi thừa sang nơi thiếu hoặc luân chuyển để phát triển kỹ năng), kế hoạch tái cấu trúc tổ chức (nếu cần thiết, xem xét thay đổi cấu trúc phòng ban, chức năng các vị trí), và kế hoạch cắt giảm nhân sự (nếu có), xây dựng phương án xử lý phù hợp, tuân thủ pháp luật và đảm bảo tính nhân văn.
Bước 6.5. Đánh Giá Và Điều Chỉnh Định Biên
Định biên nhân sự không phải là công việc làm một lần duy nhất. Thị trường luôn biến động và kế hoạch kinh doanh có thể thay đổi. Do đó, việc theo dõi, đánh giá định kỳ hiệu quả của việc triển khai định biên nhân sự là cực kỳ quan trọng. Các hoạt động trong bước này bao gồm so sánh kết quả thực tế (số lượng nhân viên, hiệu suất làm việc) với mục tiêu định biên nhân sự ban đầu, phân tích nguyên nhân của mọi sự sai lệch (ví dụ: tuyển dụng chậm hơn dự kiến, tỷ lệ nghỉ việc cao hơn, năng suất thấp hơn), và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch định biên nhân sự ở các chu kỳ tiếp theo. Đây là một chu trình liên tục của hoạch định, thực thi, và đánh giá để đảm bảo doanh nghiệp luôn có nguồn lực tối ưu nhất.
7. Tối Ưu Hóa Quy Trình Định Biên Nhân Sự Với Hỗ Trợ Công Nghệ
Trong thời đại số, việc triển khai định biên nhân sự trở nên hiệu quả và chính xác hơn rất nhiều nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. Các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management) hoặc các module chuyên biệt về hoạch định nguồn lực (Workforce Planning) đóng vai trò then chốt.
Công nghệ giúp bộ phận Nhân sự:
* Thu thập và quản lý dữ liệu tập trung: Thay vì xử lý các bảng tính phức tạp, phần mềm cho phép thu thập dữ liệu nhân sự, hiệu suất, vắng mặt một cách chính xác và tức thời.
* Tự động hóa tính toán: Áp dụng các công thức định biên nhân sự (bao gồm cả công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày với hệ số bù trừ) một cách tự động, giảm thiểu sai sót thủ công.
* Phân tích dữ liệu chuyên sâu: Cung cấp các báo cáo và phân tích trực quan về tình hình nhân sự hiện tại, xu hướng vắng mặt, năng suất… làm cơ sở cho việc dự báo nhu cầu.
* Hỗ trợ dự báo nhu cầu: Dựa trên dữ liệu lịch sử và các yếu tố đầu vào từ kế hoạch kinh doanh, phần mềm có thể đưa ra các dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. Việc sử dụng công nghệ tiên tiến giúp áp dụng hiệu quả công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày cho toàn bộ tổ chức. Các giải pháp HRM/Workforce Planning phổ biến hiện nay (năm 2025) thường tích hợp tính năng phân tích dự đoán và thậm chí ứng dụng AI để đưa ra dự báo nhân lực chi tiết và chính xác hơn, có tính đến các yếu tố phức tạp như biến động thị trường, xu hướng nghỉ việc theo mùa, và tác động của các sáng kiến kinh doanh mới. Việc ứng dụng AI trong dự báo nhân lực còn giúp xác định các kịch bản khác nhau dựa trên các giả định về tăng trưởng hoặc suy thoái, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự dự phòng.
* Theo dõi biến động nhân sự: Cập nhật liên tục tình hình tuyển mới, nghỉ việc, luân chuyển, giúp bộ phận Nhân sự và quản lý theo dõi sát sao sự phù hợp giữa thực trạng và định biên nhân sự.
* Lập kế hoạch hành động: Hỗ trợ xây dựng và theo dõi các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo dựa trên kết quả định biên nhân sự.
Việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ định biên nhân sự giúp bộ phận HR làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Điều này cũng tác động tích cực đến các quy trình liên quan, ví dụ như việc đăng tin tuyển dụng và quản lý ứng viên trên các nền tảng cũng trở nên nhanh chóng, chính xác và có mục tiêu rõ ràng hơn, giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên phù hợp một cách hiệu quả.
8. Kết Luận
Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực hiện đại, là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa nguồn lực, kiểm soát chi phí và đảm bảo sự vận hành thông suốt của doanh nghiệp. Mặc dù không có một công thức duy nhất phù hợp cho mọi tình huống, việc hiểu rõ các nguyên tắc cốt lõi, các phương pháp tính toán đa dạng (bao gồm công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày có tính hệ số bù trừ) và tuân thủ một quy trình bài bản là chìa khóa để xây dựng và quản lý định biên nhân sự hiệu quả. Đầu tư vào công tác định biên nhân sự và ứng dụng công nghệ phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp phản ứng linh hoạt với các biến động mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng uy tín để đăng tin tìm việc và quản lý ứng viên, hỗ trợ hiệu quả cho việc triển khai kế hoạch tuyển dụng dựa trên định biên nhân sự đã xây dựng. Việc áp dụng chính xác công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân sự hiệu quả.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Định biên nhân sự có cần thực hiện định kỳ không?
* Có, cần thực hiện định kỳ (ví dụ hàng năm) hoặc khi có thay đổi lớn về chiến lược kinh doanh, quy mô, cấu trúc tổ chức.
2. Thuật ngữ “Định biên nhân sự” trong tiếng Anh là gì?
* Phổ biến nhất là “Manpower Planning”, “Manpower Allocation”, hoặc “Workforce Planning”.
3. Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác khi tính toán định biên nhân sự?
* Cần dữ liệu đầu vào chính xác, áp dụng phương pháp phù hợp, có sự phối hợp giữa các bộ phận, và thường xuyên đánh giá điều chỉnh.
4. Định biên nhân sự ảnh hưởng thế nào đến kế hoạch tuyển dụng của công ty?
* Định biên nhân sự là cơ sở trực tiếp để xác định số lượng, tiêu chuẩn, và thời điểm cần tuyển dụng, giúp bộ phận tuyển dụng lên kế hoạch chi tiết và hiệu quả hơn.
Để lại một bình luận